برگزاری یک همایش هزینه های زیادی دارد و طبیعتا انتظار میرود حدلقل هزینه های انجام شده بازگشت داشته باشد. تیم همایش نگار تلاش میکند تا با ارائه نکات کلیدی و مهم به شما کمک کند تا به ایده آل خود دست یابید.
این نکات هرچند ساده اما ممکن است از چشم برگزارکنندگان دور بماند.
در انتخاب تاریخ همایش دقت کنید:
در انتخاب تاریخ علاوه بر بررسی روزهای تعطیل و تعطیلات آخر هفته، تاریخ برگزاری همایش ها، سمینارها و نمایشگاه های با موضوع مشابه را نیز در نظر بگیرید. برگزاری همایش همزمان با همایش مشابه در سطح بالاتر کار معقولانه ای نیست اما برگزاری همزمان با یک نمایشگاه تخصصی که عده زیادی بازدید کننده خواهد داشت میتواند آنها را برای شرکت در همایش تشویق کند.
هدف از برگزاری همایش را مشخص کنید:
همایشتان را هدفمند کنید. مثلا در کنار برگزاری همایش کارگاه آموزشی یا نمایشگاه های مرتبط برگزار کنید. این کار عده بیشتری را جهت یادگیری یا آشنایی با محصولات مرتبط تشویق به حضور در همایش میکند.
به اهمیت غذا ایمان بیاورید!
این یک واقعیت است که عده زیادی از افراد به غذا، پیش غذا، عصرانه و … تدارک دیده اید اهمیت زیادی می دهند و در موارد زیادی پایین بودن سطح کیفی پذیرایی موجب نارضایتی مهمانان و عدم شرکت آنها در همایش های بعدی میشود.
شرایط خاص مهمانان را فراموش نکنید:
گاهی چیدمان برنامه ها بر اساس عرف و آنچه در همه همایش ها انجام میشود مطابق میل شرکت کنندگان نیست! سخنرانی های طولانی مدت مدیران مختلف معمولا خسته کننده است، طولانی بودن بخش های قبل و بعد از نهار موجب خستگی کاربران میشود، شروع سخنرانی و ارائه مطالب جدید بلافاصله بعد از بازدید از نمایشگاه یا پس از کارگاه که کاربران هنوز درگیر پردازش مطالب و احتمالا تبادل نظر با یکدیگر هستند کار درستی نیست و … مواردی از این قبیل را بررسی کنید و بعد سین برنامه های اجرایی را تنظیم نمایید.
بودجه مناسب:
برای برگزاری یک همایش با کیفیت، از طراحی سایت گرفته تا تبلیغات و محل مناسب و پذیرایی خوب به بودجه نیاز دارید اما توجه داشته باشید که پول خود را صرف موارد بی اهمیت مثل غذاهای گران قیمت نکنید.
مدت زمان:
سعی کنید مدت زمان همایش خیلی طولانی نشود و در همان زمان اعلام شده به شرکت کنندگان به پایان برسد. طولانی شدن زمان برگزاری برای مهمانان خوشایند نیست.
سالن همایش:
سالن محل برگزاری همایش باید متناسب با تعداد مهمانان و جایگاه اجتماعی و علمی آنها باشد. پذیرایی از 200 نفر در سالنی با ظرفیت 500 نفر شکل زیبایی ندارد همچنین مدیران و اشخاص مهم را نباید به یک سالن سطح پایین دعوت کنید. اگر نیروی کافی برای سرو غذا و … ندارید از خدمات سالن و نیروهای آن استفاده نمایید.
روابط عمومی:
در برگزاری یک همایش موفق ارتباط بسیار اهمیت دارد. با یک روابط عمومی قوی میتوانید ارتباط موثر با شرکت های مرتبط، دانشگاهها، اساتید مرتبط، دانشجویان و … برقرار کنید و به این ترتیب همایشی با شکوه تر و موفق تر خواهید داشت.
کارت دعوت:
برای مهمانان خود کارت دعوت به همایش طراحی و ارسال کنید. بدیهی است با یک نامه رسمی و یک کارت دعوت شکیل میهمان شما متمایل تر به شرکت در همایش خواهد شد.
حرفه ای جلوه کنید:
حتی اگر برای اولین بار همایش برگزار میکنید، در دید شرکت کنندگان حرفه ای جلوه کنید و با برنامه ریزی قبلی در روز همایش به تمام امور اشراف داشته باشید.
با همایش نگار تماس بگیرید و با استفاده از اپلیکیشن بارکدخوان در روز همایش ورود و خروج های شرکت کنندگان و سرو غذا و میان وعده ها را کنترل کنید.
این یک راه برای حرفه ای جلوه کردن در دید کاربران است!
