برگزاری همایش و رویداد یکی از کارهای پراسترس است. برای رسیدن به موفقیت، برگزارکنندگان باید بتوانند یک قدم جلوتر باشند و تمام جزئیات را از قبل در نظر بگیرند تا بتوانند رویدادشان را کنترل کرده و به بهترین نحو اجرا نمایند. نکاتی که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌شود، به شما کمک خواهند کرد تا فرآیند برگزاری همایش و رویدادتان را با موفقیت و با کم‌ترین میزان استرس به سرانجام برسانید.
۱- اهداف‌تان را مشخص کنید
آیا می‌خواهید رویدادتان در رسانه‌ها بازتاب پیدا کند و میزان آگاهی مردم از برند شما را افزایش دهد؟ شاید هم می‌خواهید یک لیست از اطلاعات تماس مشتریان احتمالی‌تان برای کمپین‌های آینده‌ی بازاریابی درست کنید یا محصولات و خدمات‌تان را به فروش برسانید؟ در هر صورت، بهتر است از ابتدای کار اهداف‌تان را مشخص کنید و نوع رویداد و فرآیند برنامه ریزی و برگزاری آن را متناسب با این هدف یا اهداف تنظیم کنید. دانستن هدف به شما کمک خواهد کرد تا در دوراهی‌ها و هنگام تصمیم‌گیری‌ها، یک معیار سنجش قوی داشته باشید. از خودتان بپرسید که چه کاری به شما کمک خواهد کرد تا به اهداف‌تان نزدی‌کتر شوید.
۲- بین کارها اولویت‌بندی کنید
ممکن است این نکته در نگاه اول امری بدیهی به نظر برسد. همه‌ی ما اهمیت مدیریت زمان را می‌دانیم اما با این وجود، ممکن است به راحتی درگیر یک پروژه یا ایمیل کاری بشویم که در صدر لیست اولویت‌های ما نیست. برگزارکنندگان همایش معمولا به درست کردن لیست‌های مختلف علاقه دارند اما مسئله‌ی مهم این است که باید آن‌ها را به یاد داشته باشید و فعالیت‌تان را متناسب با آن‌ها تنظیم کنید. وظیفه‌ی اصلی برگزارکنندگان همایش، ساختن یک تجربه‌ی متفاوت و به‌یادماندنی برای شرکت‌کنندگان است و برای این کار باید بتوانند روی کارهای اصلی تمرکز داشته باشند.
۳- با هوش عمل کنید
خیلی‌ها فکر می‌کنند که برگزاری رویداد یک کار راحت و پرزرق‌وبرق است. احتمالا این افراد، استرس چند روز منتهی به رویداد و بیش از 12 ساعت کار روزانه را ندیده‌اند. این ساعت‌های طولانی گاهی اوقات اجتناب‌ناپذیر و بخشی از کار است. اما اگر بتوانیم با هوش عمل کنیم، در این ساعت‌های ضروری تغییر جدی خواهیم دید. با هوش عمل کردن ممکن است توضیح کامل کارها به اعضای تیم باشد -طوری که بتوانند به راحتی و بدون پرسیدن سوالات اضافی آن‌ها را انجام دهند- یا رفتن به یک اتاق جدا و ساکت. میزان کاری که می‌توانید در یک ساعت ساکت و خلوت و بدون زنگ خوردن پیاپی گوشی تلفن‌تان اتجام دهید، غافل‌گیرتان خواهد کرد.
۴- مذاکره کنید
ممکن است فکر کنید که مذاکره باید در ابتدای فرآیند برگزاری همایش و رویداد قرار گیرد. این فکر درست است. در واقع با این‌که مذاکره با افراد مختلف تا پایان رویداد نیز ادامه پیدا می‌کند، اما مهم‌ترین بخش مذاکرات شما در همان ابتدای رویداد و بر سر بودجه است. خیلی از ما تجربه‌ی خرج‌های اضافی در لحظات پایانی را داریم. مثلا ممکن است خوراکی‌ها و اقلام پذیرایی شما در حین رویداد تمام شود و مجبور باشید تعداد بیش‌تری از آن‌ها بخرید. در این حالات اضطراری معمولا می‌توانید بودجه‌ی بیش‌تری درخواست کنید. اما اگر بتوانید چنین مواردی را با همان بودجه‌ای حل کنید که در ابتدا و در اثر مذاکره بیش‌تر کرده‌اید، مشتریان بسیار راضی‌تری خواهید داشت. اگر رویداد خودتان را برگزار می‌کنید، مذاکره برای دریافت قیمت بهتر سالن، غذا، اقلام تبلیغاتی و… می‌تواند تاثیر زیادی در صرفه‌جویی هزینه‌ها داشته باشد.
۵- زمان را در نظر بگیرید و نقشه‌ای برای بازاریابی داشته باشید
برای این‌که بتوانید به اهداف‌تان از برگزاری همایش یا رویداد برسید، سعی کنید فرآیند برنامه‌ریزی را زودتر شروع کنید و برای بازاریابی همایش‌تان وقت بگذارید. این‌قدر زمان بین شروع فرآیند برنامه‌ریزی تا روز برگزاری در نظر بگیرید که بتوانید به‌راحتی و بدون استرس بیش از حد، نقشه‌ی بازاریابی‌تان را اجرا کنید. در نقشه‌ی بازاریابی‌تان مشخص کنید که از چه ابزارهایی استفاده خواهید کرد. مثلا آیا سیستم همکاری در فروش به درد همایش شما می‌خورد یا تبلیغات کلیکی مناسب‌تر است؟ تبلیغات در شبکه‌های اجتماعی چطور؟
۶- اعضای تیم و وظایف‌شان را مشخص کنید
هرکسی باید بداند که در طول فرآیند برنامه‌ریزی و در هنگام برگزاری همایش و رویداد شما، دقیقا چه باید بکند و چه مسئولیتی را بر عهده دارد. این مسئله باعث خواهد شد که میان کارها تداخل به وجود نیاید و تمام کارها به‌موقع انجام شوند. اگر مشکلی هم پیش بیاید -در صورت مشخص بودن وظایف- اعضای تیم خواهند دانست که باید چه کار کنند.
۷- با اعضای تیم و مسئول فنی‌تان رفیق باشید!
بخش‌های فنی برگزاری همایش مثل استفاده از امکانات صوتی تصویری سالن و آماده کردن فایل‌های صوتی و فایل‌های ارائه‌ی سخن‌رانان، می‌تواند یکی از پراسترس‌ترین بخش‌های همایش باشد. بهتر است یک نفر در تیم‌تان برای انجام این کارها داشته باشید که رابطه‌ی خوبی با شما داشته باشد و در صورت بروز هر مسئله یا تغییری در لحظه‌های آخر، بتواند مشکل را به‌سرعت حل کند. داشتن یک تیم خوب که کمک‌حال شما در کار برگزاری همایش و رویداد باشد، می‌تواند تا حد زیادی از دردسرها و سختی‌های کارتان کم کند.
۸- محل برگزاری را خوب بشناسید
منظور از این نکته، فقط بازدید از سالن محل برگزاری نیست. اگر قبل از رویداد واقعا وقت بگذارید و با داخل و اطراف سالن و موقعیت آن به‌خوبی آشنا شوید، می‌توانید در روز برگزاری بهتر عمل کنید. در طول برگزاری رویداد تمام سوالات درمورد این‌که کدام بخش از سالن برای چه کاری مناسب‌تر است و هر سوال دیگری درمورد موقعیت سالن، از شما پرسیده خواهد شد. با شناختن محل برگزاری رویداد، می‌توانید به‌راحتی پاسخ‌گوی چنین سوالاتی باشید.
۹- کمک و راهنمایی بخواهید
شما -به‌عنوان برگزارکننده‌ی رویداد- می‌توانید درمورد تمام جزئیات برنامه ریزی کنید اما در نهایت همیشه اتفاقاتی رخ خواهند داد که از قبل پیش‌بینی نشده‌اند. این موقعیت‌ها می‌توانند به‌شدت استرس‌زا باشند. توصیه‌ی ما در چنین مواردی، کمک گرفتن از دیگران است. از اعضای تیم اجرایی یا کادر سالن محل برگزاری یا همکاران‌تان کمک بگیرید و با راهنمایی و همراهی آن‌ها به دنبال راه‌حل بگردید. ممکن است یکی از این افراد قبلا با مشکل مشابهی روبه‌رو شده باشد و بتواند کمک‌حال شما باشد. به همین خاطر نباید از کمک خواستن بترسید!
جمع‌بندی
هرچقدر بتوانید برنامه‌ریزی به‌تری برای همایش و رویدادتان داشته باشید و هرچقدر این برنامه‌ریزی واقع‌بینانه‌تر باشد، می‌توانید روزهای کم‌استرس‌تری را تا روز برگزاری تجربه کنید. مشخص کردن اهداف، اولویت‌بندی میان کارها، با هوش و خلاقانه عمل کردن، مذاکره، در نظر داشتن زمان، تنظیم نقشه‌ی بازاریابی، مشخص کردن اعضای تیم و وظایف هرکدام، ساختن یک رابطه‌ی کاری خوب با اعضای تیم و مسئول فنی، به‌دست آوردن شناخت مناسب از محل برگزاری و راهنمایی و کمک خواستن از دیگران، از جمله نکاتی هستند که به برگزاری هر چه بهتر و کم‌استرس‌تر رویداد شما کمک خواهند کرد.
